Autor: Maria Belka
Konferencja. Choć każdy dobrze wie, czym jest to wydarzenie to jednak dla każdego to słowo wybrzmiewa nieco inaczej i u każdego przywołuje inne skojarzenia. Zwykle wynikają one z z mniej lub bardziej udanych doświadczeń. Dla jednych to swoiste wagary i powód, żeby odłożyć na dzień lub dwa codziennie obowiązki – z ulgą, z zapałem lub w poczuciu irytacji. Dla innych to pasjonująca networkingowo-edukacyjna misja, która dopełnia, a nawet potencjalnie akceleruje ich karierę. Dla całej reszty to coś pomiędzy tymi biegunami.
Bez względu na to, z którym typem uczestnika się identyfikujesz i na czym Ci zależy, warto na takie wydarzenie świadomie się przygotować. W ten sposób zmaksymalizujesz korzyści – jakiekolwiek mają one być. Percepcję (czasami niemałego) wydatku na bilet zmienisz z kosztu na obiecującą inwestycje. Dobra wiadomość jest taka, że zwrot z niej zależy w całości od Ciebie i Twojego zaangażowania. Zła natomiast jest taka, że horyzont czasowy tej inwestycji jest nie do końca określony i bywa odległy. Nierzadko w postaci kiełkującej miesiącami w głowie idei lub kilku zdań, które zostają z Tobą na długo. Dopiero widmo ich materializacji w postaci nowych projektów czy jakościowych zmian jest namacalnym zwieńczeniem. Niniejsza lektura pozwoli Ci zwiększyć na nie szansę.
Mając na uwadze, jak bardzo niepraktyczne jest dawanie gotowych rozwiązań typu one-size-fits-all, na potrzeby tego artykułu powstrzymałam mojego wewnętrznego “potwora dobrych rad”. W zamian znajdziesz tu zestaw pytań i przestrzeń na refleksję. Dołączone narzędzie pozwoli te myśli uporządkować.
DIABEŁ TKWI W TECHNIKALIACH
Jeśli zależy to od Ciebie, to planowanie i refleksja powinny wydarzyć się na długo przed zakupem biletu wstępu. Gdy zainteresuje Cię konkretne wydarzenie warto przyjrzeć się organizacji, która za nim stoi. Istotne jest, od kiedy istnieje, która to edycja spotkania, ale również warto spojrzeć na logotypy sponsorów. Może wyjść na jaw, że któryś z nich promuje wartości, które (mówiąc dyplomatycznie) są zupełnie odmienne od Twoich. Może też okazać się, że są to organizacje, które są spójne z Twoim systemem wartości i tym bardziej ich zaangażowanie zachęci Cię do udziału. Pamiętaj: Money talks – a my głosujemy naszymi pieniędzmi.
Jeśli chodzi o debiutantów to trzeba zaznaczyć, że nowo-powstałe imprezy również zasługują na uwagę, a ich świeżość może być atutem, a niekoniecznie powodem do dyskryminacji. Kluczem jest Twoja trzeźwa ocena (która wymaga dobrego kwadransu wyłącznej uwagi). Czasami też warto zdać się na rekomendacje – oszczędzą nam co najmniej ten wspomniany kwadrans. Nie mylić z myśleniem stadnym czy modą. Jedna z różnic między nimi jest taka, że do tych ostatnich nie przyda się załączone narzędzie ponieważ brak w nich miejsca na refleksję. O rozbieżności w efektach nie wspominam.
Nie mniej istotna jest nie tyle data wydarzenia, co jego termin w odniesieniu do Twojego kalendarza. Jeśli pod koniec miesiąca Twoja praca przypomina walkę na otwartym ringu po ciemku podczas błotnego tornada, to na pewno nie będziesz w stanie w skupieniu i z zaangażowaniem uczestniczyć w wydarzeniu, które odbywa się właśnie na przełomie miesięcy. Podobnie wygląda sprawa z wybranymi dniami tygodnia. Jeśli masz ważne statusy w poniedziałkowe południe, to Twoja głowa może być gdzieś indziej (prawdopodobnie na telekonferencji z Twoim zespołem). Sprawdź czy konferencja nie odbywa się w dzień ważnego dla Ciebie i Twoich bliskich jubileuszu czy kilka dni przed stresującym wydarzeniem.
Jeśli tak, to odpowiedz sobie na pytanie, czy będziesz w stanie zarządzić związanymi z nimi obowiązkami w taki sposób, żeby jednak skorzystać z wartości, którą oferuje wydarzenie. Niektórych okoliczności nie sposób przewidzieć i na pewno w takim wypadku warto zmierzyć siły na zamiary. Nie da się być głową w dwóch miejscach na raz. Da się za to uprzykrzyć innym wydarzenie nerwowym wierceniem się, ciągłym wibrowaniem telefonu i rozpychaniem się łokciami przy laptopie. Ten punkt może wybrzmiewać niczym truizm, ale niech rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie poszedł na konferencje z zamiarem znalezienia inspiracji, a finalnie zmuszona/a był/a “zaszyć się” w kącie ponieważ przypomniała sobie o nas niecierpiąca zwłoki praca.
Z MAPĄ DO CELU
Gdy już uda Ci się wybrać konferencję lub dostałaś/eś informację, że w ramach obowiązków służbowych wybierasz się na dane wydarzenie (wówczas można ominąć pracę domową z dwóch powyższych paragrafów), to czas na kolejny kwadrans zastanowienia. Tym razem nad tym, czemu wybrane wydarzenie ma służyć. Celów jest tak wiele, jak uczestników. A zatem warto zadać sobie pytanie, w jaki sposób moja obecność na danym wydarzeniu może być dla mnie wartościowa lub po prostu krótkie “po co?”. Instynktownie mogą nasuwać się różne odpowiedzi: poszukiwane inspiracji, praca na stanowisku związanym z rozwijaniem nowego biznesu albo rozglądanie się za nową pracą. To tylko kilka pomysłów. Istotne jest uświadomienie sobie odpowiedzi na to pytanie, żeby zaplanować czas i nie pozwalać innym myślom Cię rozpraszać. Przykładowo, jeśli priorytetem jest rozmowa z konkretną osobą (będącą potencjalnym klientem) to nie warto planować obecności na wszystkich panelach i wystąpieniach, ani nagabywać każdą osobę w zasięgu naszego wzroku.
Każda konferencja ma wymiar merytoryczny i networkingowy (bez względu na to, czy ten drugi ma być towarzyski czy biznesowy). Szczęśliwie nie wykluczają się, a mogą doskonale uzupełniać. Zacznijmy od tego pierwszego. W tym momencie po raz pierwszy zerknij na załączone narzędzie. Lub przynajmniej weź do ręki notes i długopis jeśli jesteś w posiadaniu ulubionego, który służy Ci jako dyżurny do używania podczas konferencji i innych podobnych wydarzeń. Gotowi?
Startujemy! Na planowanie warto spojrzeć w dwójnasób: przez pryzmat tematów lub prelegentów.
Zacznijmy od podziału tematycznego. Najpierw korzystnie jest podzielić swoje potrzeby na obszary – zakładając, że są choć częściowo spójne z tematem konferencji. Czasami organizatorzy oznaczają w konkrety sposób ścieżki, które przynależą do wiodących tematów. Zdania względem sympatyzowania z takim podziałem są różne. Dla jednych to ułatwienie, dla innych szufladkowanie, które nas podświadomie ogranicza i nie zachęca do wychodzenia ze swoje obszaru ekspertyzy.
Kolejny krok to uważne przejście przez tytuły wystąpień (tak jak masz w zwyczaju, gdy przeglądasz line-up ulubionego festiwalu muzycznego czy filmowego). Każdy z nich w myślach możesz do siebie zapitchować:
Temat ………………………………………………… jest dla mnie zawodowo/prywatnie wartościowy ponieważ………………………………………………………………………………………………………. i umożliwi mi……………………………………………………………………………………………………
Jeśli to możliwe to je zapisz. W głowie bardzo często się oszukujemy i nie kończymy własnych myśli. Zostaje nam po nich tylko chaos.
Wybierz po 2-3 z każdego obszaru (zależnie od długości trwania konferencji) – użyj do tego sekcji oznaczonej numerem 1. Bądź raczej powściągliwa/y. Przesada niczemu tutaj nie posłuży. Nie da się w zupełnym skupieniu i bez ruchu przesiedzieć całego dnia, tym bardziej kilku. Co ważne, zaplanuj też przerwy – nie tylko te lunchowe czy kawowe będące częścią agendy. Rozmaite badania naukowe wykazują różnej długości okresy czasu, podczas którego pozostajemy w pełnym skupieniu. Jednak żadne jeszcze nie wykazało, że jest to 5 godzin czy więcej.
Do tematów, które wybierzesz warto również włączyć taki, który brzmi dla Twojego ucha i Twojej głowy zupełnie obco (sekcja 3). Słynny ekonomista i analityk ryzyka[1] zajmujący się prawdopodobieństwem i przypadkowością nieraz podkreślał, że ważniejsze w Twojej biblioteczce są te książki, których jeszcze nie czytałaś/eś. Podobnie w tej sytuacji. Pozwól sobie posłuchać wystąpienia o nieznajomo brzmiącym tytule (nie ze względu na język) lub kompletnie nieznanej Ci tematyce. To właśnie to doświadczenie może okazać się najbardziej wartościowe.
Przejdźmy do wyboru wydarzeń z agendy na podstawie sylwetek prelegentów. Istotna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę to ich różnorodność. Co prawda czasy, kiedy wszystkie keynote speeches były wygłaszane przez homogeniczne grono białych mężczyzn po pięćdziesiątce są już dawno i słusznie minione (nikomu nie ujmując). Jednak warto samej/samemu zrobić audyt swoich powyższych wyborów (z sekcji 1) i mieć pewność, że planujesz posłuchać osób reprezentujących różne grupy wiekowe, etniczne czy płcie (swoje typy umieść w sekcji 4). Wszak nie liczy się jedynie zakres informacji, ale także perspektywa, z której są nam one przedstawione. Chyba nie trzeba wspominać, że chodzenie na panele, w których tej różnorodności nie ma jest passé?
Gdy już zakreślisz swój plan – wybierzesz obszary i tematy, to warto iść krok dalej i zastanowić się, jedynie na podstawie sylwetki speakera i krótkiego tytułu, jakie pytanie zadał(a)byś tej osobie mając taką możliwość. Pomysł (znowu!) wynotuj w tabelce. Jeśli to możliwe i po wystąpieniu będzie czas na pytania od publiczności, koniecznie zrób użytek ze swojego “gotowca”. To doskonała okazja, żeby wykazać się przed samą/samym sobą odwagą. Jednak przede wszystkim odpowiedź mówcy na przemyślane pytanie to wartość dla wszystkich słuchaczy. Brawo!
NIE IDŹ NA PUSTYM BAKU
Ostatni krok z zakresu przygotowań to audyt Twojej kondycji pod kątem zasobów psycho-energetycznych. Zastanów się, jak bardzo będziesz skupiona/y. Przebodźcowanie, natłok pracy, brak snu czy jakiekolwiek problemy w rodzinie sprawią, że albo nasze myśli zawędrują gdzieś daleko od konferencyjnej sali albo nawet próbując być tu i teraz, nasza percepcja nowych informacji będzie mocno ograniczona. Warto zapytać siebie zatem, czy jestem w stanie wytrzymać kilka godzin w skupieniu i czy kolejny kubek kawy pomoże. Oceany nie zmienią koloru jeśli uznasz, że lepszy bilans finalny zapewni Ci wyjście na godzinny spacer w celu podładowania akumulatorów. Powrót z otwartą głową i szerzej otwartymi uszami na kolejny panel może mieć więcej wartości niż dzielne przesiedzenie każdej minuty w auli pod głośnikiem. Pełne skupienie pozwoli Ci czerpać z potencjału (intelektualnego i energetycznego) mówców pełnymi garściami. A przecież po to tu jesteś. Na konferencjach nikt nie sprawdza listy obecności i dzięki temu każda/y gościni/gość może korzystać z nich w swoim rytmie.
HAND MADE
Jeśli nie przepadasz za robieniem długich notatek, to spróbuj zapisać najistotniejsze hasła lub słowa klucze. Jakkolwiek nie był(a)byś natchniona/y pod żadnym pozorem nie pisz wypracowań. Po pierwsze odwiodą Cię od słuchania, po drugie, z braku czasu na lekturę długich stronic, raczej nigdy do nich nie wrócisz. Synteza to prawdziwa sztuka. Nierzadko przydatne jest także wypisanie cytatu, który wyjątkowo do Ciebie “przemówił” i z Tobą został. Czasami może to być trafne porównanie albo fragment konkretnego case study. Wykorzystajmy fakt, że My, Polki i Polacy bardzo lubimy złote myśli i aforyzmy oraz wyjątkowo łatwo przychodzi nam ich późniejsze przytaczanie. Na koniec dodaj jeden lub dwa najważniejsze wnioski. Wnioski czyli nie tylko suche informacje, ale takie, które już przesiałaś/eś przez Twój niepowtarzalny software czyli mózg. Co ważne, pisanie ręczne pozwoli ci lepiej zapamiętać te informacje, więc lepiej korzystać z narzędzia w druku lub na tablecie, który umożliwia pisanie ręczne. Przestrzeń na notatki znajdziesz w sekcjach 2 i 5 – w zależności od kryterium wedle którego planowałaś/eś Twój dzień (tematycznie lub wedle sylwetek mówców).
AKTUALIZUJ PLAN
Nawet jeśli bardzo czekałaś/eś na wybrane wystąpienie to nie ma nic złego w tym, żeby uznać w połowie jego trwania, że nie jest dla Ciebie. Jeśli czujesz, że coś nie jest relewantne dla Ciebie w tym momencie Twojego życia, to Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej wcale nie stanowi o tym, że trzeba go wysłuchać do ostatniego zdania. Jeśli możesz bezszelestnie wycofać się z sali to skorzystaj z tej możliwości. Jeśli nie, to możesz poratować się sekcją “Alternatywne spędzanie czasu” na dołączonym narzędziu. Dzięki tej intelektualnej przerwie będziesz mogła/mógł bardziej skorzystać na kolejnych wystąpieniach. Badania dowodzą, że najbardziej kreatywni stajemy się po dobrej sesji nudy. Same korzyści!
NETWORKING
Musimy teraz wrócić na chwilę do początku czyli wyznaczonego celu. Konferencja to nie tylko mniej lub bardziej bierne słuchanie. Równie dużo dzieje się w kuluarach pomiędzy wystąpieniami, gdy możesz spotkać dalszych i bliższych znajomych oraz tym lepiej: nieznajomych. To tutaj możesz zaczerpnąć nieoficjalnej branżowej wiedzy, poznać upatrzoną gościnię/gościa lub zawrzeć nowe znajomości z potencjalną/ym rekruterką/rekruterem, klientką/klientem czy inną postacią uosabiająca szansą na polepszenie Twojego samopoczucia lub sytuacji zawodowej. Networking to sztuka sama w sobie i niejedno dzieło już zostało na ten temat popełnione. Warto jednak pamiętać o kilku sprawach.
O otwartej głowie wspominam jedynie z kronikarskiej dokładności. To podstawa nastawienia ponieważ będziesz w miejscu, w którym podchodzić będą do Ciebie obcy ludzie. A i Ty również możesz to robić. Nasz język ciała komunikuje bardzo wiele jeszcze za nim otworzymy usta. Myśl o nim.
Istotne jest również nastawienie na słuchanie – także podczas przemówień, ale tym bardziej w bliskim dialogu z człowiekiem. Często nie staramy się w ogóle korzystać z zasobu, którym taka osoba może się okazać i zamiast słuchać, jedynie czekamy aż ktoś skończy mówić, żeby opowiedzieć swoją historię. Jeśli naprawdę chcesz skorzystać to daj szansę wypowiedzieć się rozmówcy. Jeśli wykaże się empatią i kulturą osobistą to i z chęcią dowie się więcej o Tobie, a wtedy Ty zdążysz się pochwalić swoimi osiągnięciami i zainteresowaniami.
Warto wiedzieć (lub odświeżyć sobie wiedzę z tego zakresu), że wyróżniamy kilka poziomów słuchania (niektórzy twierdzą, że 3, inny że aż 6). Zaczynając od pasywnego słuchania, które ogranicza się do przyjęcia do wiadomości, że ktoś się odzywa oraz do wyłapywania pojedynczych słów. Idąc przez słuchanie responsywne (responsive listening), wybiórcze (selective listenning), słuchanie z uwagą (attentive listening), aktywne słuchanie (active listening) do najwyższego poziomu empatycznego słuchania (empathetic listening).
Będąc słuchaczką/słuchaczem wystąpienia lub szukając nowych znajomości na korytarzach spróbuj być co najmniej na poziomie czwartym (słuchania z uwagą), który zakłada zaangażowanie intelektualne, np. w postaci parafrazowania myśli (w głowie lub w przypadku rozmowy – na głos do rozmówcy). Poziom piąty wymaga zadawania pytań lub dawania feedbacku (niekonicznie werbalnego, czasem wystarczy uśmiech), a szósty zakłada próbę wejścia w perspektywę mówcy bez oceniania jego osoby. Będziesz w stanie osiągnąć te poziomy jedynie dysponując odpowiednim zapasem energii, o którym wspominałam kilka paragrafów temu.
“UWIELBIAM SMALL TALK” – POWIEDZIAŁ NIKT NIGDY
Jednak, żeby móc kogoś posłuchać, trzeba najpierw wejść z nią/nim w interakcję, a najlepiej dialog. Duża część z nas ma problem z rozpoczynaniem rozmowy. Nie polecam raczej pytań o lokalizację toalety, bo taka wymiana zdań, o ile nie przerodzi się we wspólny spacer, szybko się urwie. Francuski literaturoznawca Pierre Bayard w swoim bestsellerze “Jak mówić o książkach, których się nie czytało?” z przekąsem doradza, jak zachować się, gdy jesteśmy zmuszeni do mówienia o dziełach, które tylko się kartkowało, trzymało w ręce, czytało dawno temu lub po prostu nie czytało, a jedynie o nich słyszało. Niczemu nie szkodzi jeśli nasz rozmówca ma podobny stan wiedzy. Podobnie można dyskutować o tematach konferencyjnych. Dobrze jest mieć wypracowaną własną strategię i kilka wytrychów na wzór: “Bardzo ciekawa jestem wystąpienia pani X. Wszyscy zachwalają jej wystąpienia na żywo bardziej niż książki jej autorstwa” (można absolutnie nie mieć pojęcia o danym speakerze wypowiadając to zdanie). Więcej przykładów do poskładania w poniższej tabelce. Potraktuj ją z przymróżeniem oka.
| Bardzo ciekawa/y jestem wystąpienia X… | ….wszyscy zachwalają jej/jego wystąpienia na żywo.. | …bardziej niż książki jego autorstwa. |
| Słyszałam/em, że autor/ka X jest bardzo popularny/a i | …z dużą chęcią poznam jej/jego polecane treści na żywo… | …ale sam(a) jeszcze nie mam zdania. |
| Nie jestem przekonana/y czy zostać na przemówieniu X… | …polecano mi jej/jego TEDx/webinar/etc, | …ale nie wiem, czy to nie nie jest głównie zasługa dobrego PR. |
ROADMAP NETWORKINGU
Networkując z pasją pamiętaj o dwóch rzeczach. Pierwsza to strategia podyktowana celem. Jeśli potrzebujesz poznać konkretną osobę to potraktuj to priorytetowo. Jeśli chcesz po prostu poszerzyć network to zadbaj o dobre samopoczucie i nastrój tego dnia. Druga sprawa to fakt, że nie musisz (a wręcz nie jesteś w stanie) poznać wszystkich uczestników wydarzenia. To nie jest konkurs (w zbieranie Pokémonów). Choć gamifikacja networkingu coraz częściej pojawia się jako rozwiązanie dla budowania społeczności wokół konferencji to raczej miałaby ona na celu wkluczenie mniej zaangażowanych uczestników, a nie krwawy wyścig o diamentowy badge networkera. Nie da się obejść całego waszyngtońskiego kompleksu muzeów Smithsonian w pół dnia i doświadczyć prawdziwego obcowania z historią. Tak samo nie da się poznać wszystkich uczestników wydarzenia, a tym bardziej poświęcić im czasu, żeby wejść w pogłębioną konwersację. Najważniejsze informacje wynotuj w sekcji 6.
NOWE ZASOBY (NIEMATERIALNE)
Dochodzimy powoli do finału i sedna sprawy. Już kreśląc własny plan konferencyjny warto zastanowić się, jakie się ma oczekiwania oraz ewentualnie, jakie oczekiwania ma wobec nas osoba, która zdecydowała o naszym uczestnictwie. Kreśląc plan dnia od razu weź pod uwagę, co możesz ze zdobytą wiedzą zrobić. Z kim w zespole lub w organizacji warto porozmawiać i co może z tego wyniknąć: nowy projekt, nowa strategia, a może nowy sposób myślenia czy organizowania się wewnątrz firmy. Czasami może to być po prostu lepsze zrozumienie branży i jej trendów, a przy tym (dys)komfort i potwierdzenie, że (nie)dobrze działasz. Nie chodzi tutaj wcale o to, żeby ktoś Cię odpytywał, ale po prostu sama/sama będziesz mieć poczucie lepiej spędzonego czasu.
Poza tym dobrej jakości konferencja jest dla Ciebie po prostu szansą na zdobycie nowych informacji, które odpowiednio zarządzone pomogą Ci lepiej pracować i lepiej odnajdywać się w branży czy na rynku pracy. Nie jest to zwykłe spotkanie, lecz wynik miesięcy pracy sztabu (dobrze wyspecjalizowanych) ludzi, którzy wykonali szeroki research rynku. Jego efekt to plan, który masz przed sobą.
PIŁKA JEST PO TWOJEJ STRONIE
Polecona i dopasowana do Twoich potrzeb konferencja to niepowtarzalna okazja edukacyjna. Prawdopodobnie lata szkolne i studenckie są za Tobą. Niewykluczone, że nie masz z nich najlepszym wspomnień. Dłużące się godziny siedzenia w ławce i czekania na dzwonek, stresujące sprawdziany i ogrom materiału z niekoniecznie interesujących Cię obszarów. Dzisiaj to Ty decydujesz, czego będziesz się uczyć i w jakiej formie.
Jeśli natomiast obawiasz się, że przyswajanie informacji nie będzie przychodziło Ci z taką łatwością jak kiedyś to możesz głęboko odetchnąć. Nauka słówek na pamięć już dawno za Tobą. Podczas konferencji prelegenci dołożą wszelkich starań, żeby informacje wpleść w inspirującą historię i przedstawić zagadnienie w sposób zrozumiały. A nierzadko nawet graniczący z rozrywką. Sprawny mówca potrafi sprawić, że czas magicznie przyspiesza!
A jeśli jesteśmy czy tym temacie, to obecne czasy przyspieszających zmian nie pozostawiają nam innego wyboru niż Life Long Learning czyli nauki przez całe życie. Zatem w obliczu tej konieczności warto traktować konferencje jako możliwość nauki “przy okazji” – w przeciwieństwie do tej, którą pamiętamy szkolnych murów. Najlepiej niech takie samodzielne poszukiwanie wiedzy wejdzie Ci w krew. Najprzystępniejszy sposób nauki i zdobywania informacji to właśnie intentional learning czyli nastawienie na ciągły odbiór i niezależne poszukiwanie wiedzy. Szansę na nie masz właśnie podczas tematycznych wydarzeń.
Powodzenia!
[1] Nassim Nicolas Taleb